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03 폐업 신고 · 정리 · 세무 마감
복지용구 폐업
문을 닫는 데도 순서가 있습니다.
폐업은 신고 한 장으로 끝나지 않습니다. 5년치 서류를 1년 단위 · 가나다순으로 파일철해 공단에 내고 이관증을 받아 시 · 군 · 구에 제출해야 하고, 재무회계 결산서도 함께 냅니다. 대여품 회수와 급여 정산, 폐업 뒤 세무 신고까지 순서대로 마감해야 뒤탈이 없습니다.
복지용구 폐업은 시 · 군 · 구에 하는 장기요양기관 폐업 신고(폐업 예정일 30일 전까지)와 세무서에 하는 사업자 폐업 신고를 각각 마쳐야 끝나는 절차입니다. 장기요양기관 폐업 신고서에는 5년치 급여 자료(공급계약서 · 급여제공기록지 · 명세서)를 1년 단위 · 수급자 가나다순으로 편철해 공단에 내고 받은 이관증과 폐업일 기준 재무회계 결산서를 붙입니다.
폐업 신고 뒤에도 부가가치세 확정신고(폐업일이 속한 달의 다음 달 25일까지) · 종합소득세(다음 해 5월) · 4대보험 상실 신고 · 대여품 회수가 남습니다. 서류 준비는 자료가 갖춰지면 이틀, 대행 비용은 매출 규모에 따라 60만 원부터입니다.
| 신고처 | 시 · 군 · 구 노인복지 부서(장기요양기관 폐업) + 세무서(사업자 폐업) |
|---|---|
| 기한 | 장기요양기관 폐업 신고는 폐업 예정일 30일 전까지 |
| 핵심 서류 | 5년치 급여 자료 편철 + 이관목록표 → 이관증 · 재무회계 결산서(두 해분) · 폐업신고서 |
| 편철 규칙 | 1년 단위 → 수급자 가나다순 → 공급계약서 · 급여제공기록지 · 명세서 → 300매(지사에 따라 250 · 100매) |
| 남는 세무 | 부가가치세 확정신고 · 종합소득세 · 4대보험 상실 · 서류 3년 이상 보관 |
- 핵심
- 5년치 서류 파일철 — 1년 단위 · 수급자 가나다순 · 공급계약서 → 급여제공기록지 → 명세서 · 300매(250 · 100매) 단위
- 이관증
- 편철 서류를 공단에 제출 → 이관증 발급 → 시 · 군 · 구에 제출
- 결산서
- 재무회계 결산서를 폐업 신고 때 함께 제출 — 장부가 없으면 여기서 막힙니다
- 신고 갈래
- 장기요양기관 폐업 신고(시 · 군 · 구, 예정일 30일 전) + 사업자 폐업 신고(세무서) — 각각 별개
- 남는 세무
- 폐업일이 속한 기간의 부가가치세 확정신고, 그 해 종합소득세
- 서류 준비
- 자료만 주시면 이틀 — 파일철 · 이관목록표 · 결산서
- 비용
- 사업소 매출 규모에 따라 최소 60만 원부터 · 서면 견적. 사전 상담 무료
근거: 노인장기요양보험법 제36조(폐업 신고 · 수급자 보호 · 급여 자료 이관), 장기요양기관 재무 · 회계규칙, 부가가치세법 제49조. 편철 형식과 첨부 서류는 시 · 군 · 구마다 조금 다릅니다.
01복지용구 폐업, 숫자로 먼저 보면 무엇이 핵심입니까?
복지용구 폐업의 포인트는 5년치 서류를 1년 단위 · 가나다순으로 공급계약서 → 급여제공기록지 → 명세서 순서대로 300매(또는 250 · 100매)씩 파일철해서 내는 것입니다. 이 서류를 공단에 제출해 이관증을 받고, 이관증과 재무회계 결산서를 붙여 시 · 군 · 구에 폐업 신고를 합니다. 편철 형식은 시 · 군 · 구마다 조금 달라 관할 기준을 먼저 확인합니다. 자료만 주시면 서류 준비는 단 이틀에 끝나고, 비용은 사업소 매출 규모에 따라 최소 60만 원부터입니다.
02폐업, 어떤 순서로 진행합니까?
서류 편철, 공단 이관, 행정 신고, 수급자 · 자산 정리, 세무 마감이 동시에 돌아갑니다. 이 순서로 잡으면 빠지는 것이 없습니다.
- 폐업 시점 설계급여 정산 주기와 신고 기한(예정일 30일 전), 대여 회수 일정을 함께 보고 날짜를 정합니다.
- 수급자 안내 · 인계 사업소 확정대여 중인 수급자별로 회수할지, 인계 사업소로 넘길지 계획을 세우고 먼저 안내합니다.
- 5년치 서류 파일철1년 단위 → 수급자 가나다순 → 공급계약서 · 급여제공기록지 · 명세서 순서로 300매(250 · 100매) 단위 파일철. 연도별 이관목록표를 붙입니다.
- 공단 제출 · 이관증 수령파일철한 급여 자료를 공단(지사)에 제출하고 이관증을 받습니다. 이관증이 없으면 시 · 군 · 구 신고가 진행되지 않습니다.
- 재무회계 결산서 작성폐업일 기준으로 장기요양기관 재무 · 회계규칙에 맞는 결산서를 만듭니다. 통장 · 장부가 정리돼 있어야 합니다.
- 시 · 군 · 구 폐업 신고폐업신고서에 이관증과 재무회계 결산서를 붙여 노인복지 부서에 냅니다. 첨부 서류와 형식은 시 · 군 · 구마다 조금 다릅니다.
- 대여품 회수 · 재고 처리 · 급여 정산수급자 댁에서 회수하거나 인계 사업소로 이관하고, 잔여 재고를 정리하고, 미청구 · 조정 건을 마감합니다.
- 사업자 폐업 · 임대차 · 보험 · 4대보험세무서 폐업 신고, 임대차 해지, 배상책임보험 해지, 퇴직금 정산과 4대보험 상실 신고를 제출처별로 마칩니다.
- 부가가치세 확정신고 · 종합소득세폐업일이 속한 달의 다음 달 25일까지 부가세 확정신고, 다음 해 5월에 종합소득세를 신고합니다.
※ 폐업 신고 기한과 잔여 급여 정산 처리는 지자체 · 공단 운영에 따라 달라집니다. 사업소 상황을 확인한 뒤 정확한 기한으로 안내드립니다.
035년치 서류는 어떻게 묶어서 냅니까?
- 최근 5년치를 연도마다 따로 묶습니다
- 배상책임보험증서 · 근무일지(출 · 퇴근부) · 업무일지 · 교육시간관리대장도 연도별로
- 행정점검 · 자료 요청 때 연도별로 바로 꺼냅니다
- 수급자 한 명당 공급계약서 → 급여제공기록지 → 명세서 순서
- 가 수급자, 나 수급자 … 이름순으로 편철
- 한눈에 보이고 제출 대응이 빠릅니다
- 300매씩 한 권 — 시 · 군 · 구에 따라 250매 · 100매
- 연도별 이관목록표: 누구 서류가 몇 장, 어떤 항목인지
- 두꺼우면 훼손 · 누락 위험
정리 후 제출 순서 이 순서로 묶으면 처리가 빠릅니다
- 1년 단위 구분
- 서비스별 구분
- 수급자 이름순 (가~하)
- 300매 단위 파일철 · 이관목록표
- 공단 제출 → 이관증
- 폐업신고서 · 결산서 · 이관증 첨부
수급자 기록지 · 명세서 · 계약서는 법적 증빙이자 분쟁 예방의 핵심 문서입니다. 자료만 갖춰 주시면 파일철 · 이관목록표 · 결산서까지 서류 준비는 단 이틀에 마쳐 드립니다. 관할 시 · 군 · 구의 요구 형식(매수 · 표지 · 목록표 양식)은 저희가 먼저 확인합니다.
04이관목록표는 어떻게 씁니까? — 별지 제36호서식
편철한 서류를 공단에 넘길 때는 「장기요양급여 제공자료 공단이관 · 자체보관 신청서」(노인장기요양보험법 시행규칙 [별지 제36호서식])와 [첨부서류 1] 연도별 이관 목록표를 함께 냅니다. 신청서에는 기관 정보와 연도별 수량을, 목록표에는 연도마다 수급자 한 명씩 서류 매수를 적습니다.
※ 예시 이미지의 사업소 · 수급자 정보는 모두 가상이며, 인정번호 가운데는 가렸습니다.
칸마다 이렇게 적습니다
| 칸 | 적는 방법 |
|---|---|
| ① 급여계약에 관한 서류 | 수급자별 공급계약서 매수 |
| ② 급여제공기록지 등 | 급여제공기록지와 급여비용 산정 · 증빙 서류 전체 매수. 기록지가 아닌 서류는 비고란에 서류명 |
| ③ 방문간호지시서 | 방문간호 서류 — 복지용구 사업소는 보통 비워 둡니다 |
| ④ 급여비용 명세서 부본 | 명세서 매수. 본인부담금수납대장(별지 제34호서식)을 작성해 보존하면 대신 낼 수 있습니다 |
| ⑤ 전자문서 | 「총계」에는 전산매체 수량, 나머지 칸에는 전자문서인 자료 번호(②·③·④)를 적습니다 |
| 총계 | 명수는 총계란에만 적고(○명/○매), 사람별 칸에는 매수만 |
| 신청서 ③ 목록 및 수량 | 공단이관 ( )명 ( )권 ( )매 — 전체 수급자 수(중복 제외) · 파일철 권수 · 전체 매수, 아래 칸에 연도별 ○명/○매 |
연도마다 수백 명을 손으로 세다 보면 명수 · 매수가 꼭 한 군데씩 틀립니다. 실버케어연구소는 연도별 수급자 엑셀만 받으면 프로그램으로 첫 장 17명 · 18번부터 계속 쪽 · 신청서 합계(명 · 권 · 매)까지 한 번에 작성하고, 관할 지사 형식에 맞춰 연도별로 출력해 드립니다.
근거: 노인장기요양보험법 제36조제6항 · 같은 법 시행규칙 제28조의2 · [별지 제36호서식](개정 2020. 9. 29.). 지사에 따라 목록표 형식을 따로 요구하기도 하니 제출 전에 확인하십시오.
05완성된 폐업 서류는 어떤 모습입니까?
실제로 정리해 공단에 낸 서류입니다. 연도별 · 수급자별로 색 인덱스를 붙이고, 권마다 이관 신청서 표지와 권수를 달아 상자째 발송합니다. 대표님은 자료만 주시고 「확인」만 하시면 됩니다.
분량은 이 정도입니다 매출 규모에 따라 큰 차이
※ 사진은 실버케어연구소가 실제로 정리해 제출한 서류이며, 수급자 정보는 가렸습니다. 분량은 실제 대행 사례 기준입니다.
06공단 지사마다 요구 방식이 왜 다릅니까? — 모르면 반려됩니다
- 편철 자체를 받지 않음 — 스테이플러 · 편철 끈 · 클립 일절 금지
- 오직 낱장 상태로 연도 → 서비스 → 수급자 가나다순
- 끈으로 묶어 갔다가 현장에서 전부 풀고 다시 정렬한 사례 — 2시간 추가
- 1권 300매 이하, 넘으면 1권 · 2권으로 분리해 권마다 표지와 권수 표기
- 앞 · 뒷면 백도화지 → 펀치로 구멍 → 끈으로 묶고 끈 자리는 테이핑 마감
- 두껍게 한 권으로 냈다가 「권수가 안 맞습니다」로 반려, 3권으로 재편철 · 재방문한 사례
같은 공단 업무인데도 지사마다 요구가 정반대입니다. 「열심히」가 아니라 지사 방식을 정확히 아는 것이 핵심이고, 모르고 가면 반려 · 재정리 · 재방문이 한 번에 옵니다. 실버케어연구소는 관할 지사에 먼저 확인한 뒤 그 형식으로 만들어 발송합니다.
07재무회계 결산서는 왜 내야 합니까? — 가장 자주 빠지는 서류
폐업 신고에는 결산서가 따라갑니다
장기요양기관은 재무 · 회계규칙에 따라 회계를 정리해야 하고, 폐업할 때는 폐업일 기준 재무회계 결산서를 시 · 군 · 구에 함께 냅니다. 급여 통장과 장부가 맞지 않거나 기장이 안 돼 있으면 여기서 신고가 멈춥니다.
폐업을 결정하셨다면 서류 파일철과 함께 통장 내역 · 장부 · 급여 청구 내역부터 주십시오. 결산서를 만들면서 미청구 · 조정 건도 같이 잡힙니다. 장부 정리는 재무회계에서 이어집니다.
082026 사업안내로 확인한 폐업 기준 — 기한 · 서류 · 자료이관 · 과태료
보건복지부 「2026 노인보건복지사업안내」의 폐업 · 자료이관 규정을 쪽수와 함께 정리했습니다. 2026년에 새로 들어간 조항도 표시했습니다.
| 항목 | 사업안내 기준 | 쪽 |
|---|---|---|
| 신고 기한 | 장기요양기관 폐업은 예정일 30일 전까지. 노인복지법상 재가노인복지시설 폐지는 3개월 전까지이고 반드시 함께 처리 | 380 · 381 |
| 신고 서류 | 폐업 · 휴업 신고서, 수급자 조치계획서, 지정서 사본, 급여제공자료 이관계획서(또는 접수증), 재무회계 결산보고서 | 381 |
| 이관 자료 | 급여계약 서류, 급여제공기록지, 급여비용 명세서 부본(본인부담금 수납대장으로 갈음 가능) — 폐업일까지 공단 이관, 이관한 자료는 돌려받을 수 없음 | 384 ~ 385 |
| 과태료 | 폐업신고 · 자료이관을 하지 않거나 거짓 신고 시 1차 50만 원 · 2차 100만 원 · 3차 200만 원 | 385 |
| 2026 신설 | 지정갱신에서 부적격을 받아 유효기간이 끝나는 기관도 자료이관 대상 — 만료일까지(심사가 늦어지면 심사결정일까지), 지정취소는 지정취소일까지 | 1권 25 · 384 ~ 385 |
| 철회 권고 | 인근에 대체 기관이 없는 등 차질이 크면 시 · 군 · 구가 7일 안에 폐업 철회를 권고할 수 있고, 사업소는 14일 안에 수용 여부를 회신 | 383 |
| 수급자 보호 | 수급자 조치계획이 미흡하면 신고가 반려되고, 정당한 사유 없이 권익보호 조치를 하지 않으면 1년 이하 징역 또는 1천만 원 이하 벌금 | 382 |
| 방치 금지 | 폐업 신고 없이 1년 이상 급여를 제공하지 않거나 사업자등록이 말소되면 지정취소 사유 | 388 ~ 389 |
※ 쪽수는 보건복지부 「2026년 노인보건복지 사업안내」에 인쇄된 번호입니다(따로 적지 않으면 2권). 근거와 함께 더 자세한 문답은 복지용구 현장 Q&A(회원 자료)에 있습니다.
09이런 경우에 연락하십니다
- 폐업을 결정했는데 무엇부터 해야 하는지 모르겠다
- 5년치 기록지를 어떻게 묶어야 할지 막막하다
- 공단에 내고 이관증을 받으라는데 처음 들어봤다
- 결산서를 내라는데 장부가 정리돼 있지 않다
- 대여품이 아직 수급자 집에 남아 있다
- 폐업했는데 세금 신고가 남아 있는지 모르겠다
- 폐업 대신 양도를 고려해야 하는지 판단이 안 된다
10진행 내용
- 폐업 시점 설계급여 정산 주기와 신고 기한을 고려해 날짜를 정합니다.
- 5년치 서류 파일철 · 이관목록표1년 단위 · 가나다순 · 공급계약서 → 기록지 → 명세서 · 300매 단위로 묶습니다. 자료가 갖춰지면 결산서까지 이틀 안에 마칩니다.
- 공단 제출 · 이관증 수령파일철한 자료를 공단에 내고 이관증을 받습니다.
- 재무회계 결산서 작성폐업일 기준 결산서를 만들고 미청구 · 조정 건을 함께 잡습니다.
- 시 · 군 · 구 폐업 신고 · 사업자 폐업이관증 · 결산서를 붙여 폐업 신고하고, 세무서 사업자 폐업 신고를 처리합니다. 관할 형식은 먼저 확인합니다.
- 대여품 회수 · 정산 · 해지 · 세무 마감수급자 인계, 재고 처리, 급여 정산, 임대차 · 보험 해지, 4대보험 상실, 부가세 확정신고와 종합소득세까지 마칩니다.
11준비해 주실 것
폐업은 이 세 걸음이면 끝납니다. 서류는 저희가 만들고, 대표님은 제출만 하시면 됩니다.
- 폐업 서류 준비 — 실버케어연구소저희가5년치 공급계약서 · 급여제공기록지 · 명세서 편철과 재무회계 결산서까지 저희가 만들어 드립니다. 결산서는 폐업 연도와 그 전년도 두 해분 — 예를 들어 2026년 2월 폐업이면 2025년 · 2026년
- 공단 제출 → 이관증 수령 — 대표님대표님준비된 서류를 국민건강보험공단에 내고 이관증을 받으십니다
- 시청 신고 — 대표님대표님재무회계 결산서(두 해분)와 이관증을 함께 시 · 군 · 구에 제출하면 폐업 신고가 끝납니다
수급자에게 나가 있는 대여품은 양도 · 양수를 통해 먼저 이관하시면 됩니다. 대여 중인 침대 · 휠체어를 다른 사업소로 넘기는 양도 · 양수 절차를 폐업 신고 전에 마치면, 회수 없이 수급자가 그대로 이용할 수 있습니다. 양도 · 양수 안내 →
서류를 만들기 위해 아래 자료는 있는 대로만 주시면 됩니다.
전부 갖춰지지 않아도 됩니다. 1번은 저희가, 2 · 3번은 대표님이 하시면 폐업이 끝납니다.
12폐업 서류는 어디에 냅니까?
- 파일철한 5년치 급여 자료 → 이관증공단공단(지사)에 제출하면 이관증을 발급합니다. 이관목록표를 함께 냅니다
- 재무회계 결산서준비폐업 연도와 그 전년도 두 해분 — 예: 2026년 2월 폐업이면 2025년 · 2026년
- 폐업신고서 + 이관증 + 결산서시청시 · 군 · 구 노인복지 부서에 함께 제출 (장기요양기관 폐업 신고, 예정일 30일 전). 첨부 서류 · 형식은 관할마다 조금 다름
13폐업 뒤에도 남는 것은 무엇입니까? — 여기서 뒤탈이 납니다
- 부가가치세 확정신고 — 폐업일이 속한 달의 다음 달 25일까지, 폐업일까지의 실적분
- 종합소득세 — 폐업한 해의 소득을 다음 해 5월에 신고
- 4대보험 상실 신고 — 종사자 자격 상실일 기준, 퇴직금 정산과 함께
- 서류 보관 — 계약서 · 급여제공기록지 · 명세서 · 이관목록표 · 이관증 · 결산서를 폐업일 기준 3년 이상
- 행정점검 · 자료 요청 대응 — 연도별 · 수급자별로 편철해 두면 요청 당일 제출 가능
장부와 신고는 재무회계 · 복지용구세무에서 이어집니다. 폐업 대신 넘기는 쪽이 나은 경우는 복지용구양도양수에서 숫자로 비교해 보십시오.
14복지용구 폐업, 자주 묻는 질문
폐업할 때 공단에 자료를 넘기지 않으면 어떻게 됩니까?
급여계약 서류, 급여제공기록지, 급여비용 명세서 부본(본인부담금 수납대장으로 갈음 가능)을 폐업일까지 공단에 이관해야 하고, 이관하지 않거나 거짓으로 신고하면 과태료가 1차 50만 원, 2차 100만 원, 3차 200만 원입니다(2026 노인보건복지사업안내 2권 384~385쪽). 이관계획서나 접수증이 없으면 폐업 신고 자체가 반려됩니다.
5년치 서류는 어떻게 묶어서 냅니까?
1년 단위로 나누고, 그 안에서 수급자 이름 가나다순으로 공급계약서 → 급여제공기록지 → 명세서 순서로 묶어 300매씩 파일철합니다. 시 · 군 · 구에 따라 250매 · 100매 단위를 요구하기도 하므로 관할 기준을 먼저 확인합니다. 연도별 이관목록표를 붙입니다.
이관증이 무엇입니까?
파일철한 급여 자료를 공단에 제출하면 자료가 이관되었다는 확인으로 발급해 주는 서류입니다. 이 이관증을 시 · 군 · 구 폐업 신고에 첨부해야 하므로, 공단 제출이 먼저입니다.
재무회계 결산서도 내야 합니까?
예. 장기요양기관은 재무 · 회계규칙에 따라 회계를 정리해야 하고, 폐업할 때는 폐업일 기준 결산서를 시 · 군 · 구에 함께 냅니다. 통장 · 장부가 정리돼 있지 않으면 결산서부터 만들어 드립니다.
복지용구 폐업하면 세금 신고도 끝나는 겁니까?
아닙니다. 폐업일이 속한 달의 다음 달 25일까지 부가가치세 확정신고를 하고, 다음 해 5월에 종합소득세 신고가 남습니다. 이 부분까지 마감해 드립니다.
폐업 신고는 언제까지 해야 합니까?
장기요양기관 폐업 신고는 폐업 예정일 30일 전까지 시 · 군 · 구에 합니다. 사업자 폐업 신고는 세무서에 따로 하며, 두 신고는 별개입니다.
서류는 얼마나 보관해야 합니까?
계약서 · 급여제공기록지 · 명세서 사본과 이관증 · 결산서는 폐업일 기준 3년 이상 보관하는 것이 안전합니다. 폐업 서류(신고서 · 해지 확인서 · 정산 내역)도 함께 묶어 두십시오.
서류 정리는 얼마나 걸립니까?
자료가 갖춰져 있으면 파일철 · 이관목록표 · 결산서까지 서류 준비는 단 이틀에 마칩니다. 연도 구분이 안 된 상태로 주셔도 됩니다.
폐업 대행 비용은 얼마입니까?
사업소 매출 규모에 따라 최소 60만 원부터이며, 서류 분량(연도 · 수급자 수)과 결산서 작성 범위를 보고 서면 견적으로 확정합니다. 파일철 · 이관증 · 결산서 · 신고 · 세무 마감이 포함되고, 사전 상담은 비용이 없습니다.
수급자에게 나가 있는 대여품은 어떻게 합니까?
회수하거나 인계 사업소로 넘기는 두 방향이 있습니다. 수급자 불편이 없도록 일정과 인계 사업소를 먼저 정리합니다.
폐업보다 양도가 나은 경우도 있습니까?
수급자와 대여 자산, 지정이 그대로 승계될 수 있어 양도가 유리한 경우가 있습니다. 대여 현황과 급여 이력을 보고 두 방향을 비교해 드립니다. 자세한 내용은 복지용구양도양수를 참고하세요.
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상황을 들으면 다음에 무엇을 해야 하는지부터 정리됩니다. 전화나 신청서 어느 쪽이든 편하신 방법으로 연락 주세요.
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